Najem instytucjonalny — czym różni się od okazjonalnego i kiedy warto?
Najem okazjonalny zna większość wynajmujących. Najem instytucjonalny — znacznie mniej. A to właśnie ta forma daje silniejszą ochronę, nie wymaga od najemcy wskazania adresu zastępczego i eliminuje obowiązek zgłaszania umowy do urzędu skarbowego. Jest jeden warunek: musisz prowadzić działalność gospodarczą.
W skrócie:
- ✓ Najem instytucjonalny = okazjonalny dla podmiotów prowadzących DG w zakresie wynajmu (PKD 68.20.Z)
- ✓ Brak wymogu adresu zastępczego od najemcy — łatwiej podpisać umowę
- ✓ Brak obowiązku zgłaszania umowy do urzędu skarbowego
- ✓ Akt notarialny z art. 777 k.p.c. — tytuł egzekucyjny bez procesu sądowego
- ✓ Eksmisja z wyłączeniem zakazu zimowego (art. 16 OchrLok wyłączony)
- ✓ Dostępny dla: osób fizycznych z DG, sp. z o.o., spółek, deweloperów
Spis treści
- Czym jest najem instytucjonalny — podstawa prawna
- Tabela: instytucjonalny vs okazjonalny vs zwykły
- Kto może stosować najem instytucjonalny
- Akt notarialny — co musi zawierać i ile kosztuje
- Procedura zawarcia umowy krok po kroku
- Eksmisja przy najmie instytucjonalnym
- Wzór zapisu w umowie — klauzula instytucjonalna
- FAQ — najczęstsze pytania
Czym jest najem instytucjonalny — podstawa prawna
Najem instytucjonalny lokalu uregulowany jest w art. 19f–19l ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2023 poz. 1204 ze zm.), zwanej dalej OchrLok. Przepisy te zostały dodane ustawą z 9 marca 2017 r. (Dz.U. 2017 poz. 1442), wchodząc w życie 11 września 2017 r.
Definicja ustawowa (art. 19f ust. 1 OchrLok): umowa najmu instytucjonalnego lokalu to umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niebędącą osobą prawną, prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.
Cel ustawy: rynek instytucjonalny PRS
Najem instytucjonalny został wprowadzony z myślą o funduszach PRS (Private Rented Sector), deweloperach i spółkach zarządzających portfelami mieszkań na wynajem. Eliminuje główną barierę okazjonalnego: wymóg wskazania przez najemcę lokalu zastępczego — co przy wynajmie setek mieszkań jest praktycznie niewykonalne. Właściciel 1–10 lokali może z niego skorzystać, jeśli formalnie prowadzi DG w zakresie najmu.
Najem instytucjonalny można zawrzeć wyłącznie na czas oznaczony (art. 19f ust. 2 OchrLok) — bez górnego limitu długości. Może być przedłużany aneksami.
Tabela: instytucjonalny vs okazjonalny vs zwykły najem
| Cecha | Instytucjonalny | Okazjonalny | Zwykły |
|---|---|---|---|
| Podstawa prawna | art. 19f–19l OchrLok | art. 19a–19e OchrLok | k.c. + OchrLok |
| Kto wynajmuje | DG w zakresie najmu (PKD 68.20.Z) | Osoba fizyczna poza DG (lub DG w innym zakresie) | Każdy |
| Czas trwania | Tylko oznaczony | Tylko oznaczony | Oznaczony lub nieoznaczony |
| Adres zastępczy najemcy | ❌ Nie wymagany | ✅ Wymagany (+ zgoda właściciela) | ❌ Nie dotyczy |
| Akt notarialny | ✅ Wymagany (art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.) | ✅ Wymagany (art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.) | ❌ Nie wymagany |
| Zgłoszenie do US | ❌ Nie wymagane | ✅ 14 dni (rygor utraty ochrony) | ❌ Nie dotyczy |
| Eksmisja bez procesu | ✅ Klauzula wykonalności | ✅ Klauzula wykonalności | ❌ Tylko przez sąd |
| Zakaz eksmisji w zimie | ❌ Wyłączony (art. 19l OchrLok) | ❌ Wyłączony (art. 19e OchrLok) | ✅ Obowiązuje (art. 16 OchrLok) |
| Ochrona lokatorska (art. 11) | Ograniczona | Ograniczona | Pełna |
| Dostępność dla indyw. właściciela | Tylko z DG (PKD 68.20.Z) | Tak (poza DG najmu) | Tak |
Źródło: ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów (Dz.U. 2023 poz. 1204 ze zm.)
Kto może stosować najem instytucjonalny?
Warunek konieczny: wynajmujący musi prowadzić działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Nie wystarczy, że wynajmujesz mieszkanie — musisz to robić w ramach zarejestrowanej działalności z właściwym kodem PKD.
Może stosować najem instytucjonalny
- Osoba fizyczna z JDG (PKD 68.20.Z)
- Spółka z o.o. zarządzająca wynajmem
- Spółka akcyjna / deweloper
- Fundusz inwestycyjny (PRS)
- Spółdzielnia mieszkaniowa (najem lokali)
Nie może — musi stosować okazjonalny
- Osoba fizyczna wynajmująca prywatnie (bez DG)
- Osoba fizyczna z DG, ale innego rodzaju niż najem (np. IT, handel)
- Emeryt wynajmujący dodatkowe mieszkanie bez rejestracji DG
Czy warto rejestrować DG tylko po to, by stosować najem instytucjonalny?
To zależy. Korzyść: brak wymogu adresu zastępczego od najemcy (łatwiej podpisać umowę) + brak zgłoszenia do US. Koszt: zmiana formy opodatkowania (przychody z najmu wchodzą do DG; możliwy ryczałt z DG 8,5%/12,5% lub skala/liniowy) + ZUS/składki zdrowotne. Dla większości właścicieli 1–3 mieszkań zmiana opłaca się dopiero przy wyższych przychodach lub gdy problem z adresem zastępczym jest realną barierą.
Akt notarialny — co musi zawierać i ile kosztuje
Art. 19g OchrLok wymaga, aby do umowy najmu instytucjonalnego dołączone było oświadczenie najemcy złożone w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy w terminie wskazanym w żądaniu (art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.).
Kluczowa różnica wobec okazjonalnego: brak wymogu wskazania innego lokalu, w którym najemca zamieszka po eksmisji. Najemca nie musi też dołączać zgody właściciela lokalu zastępczego.
Co musi zawierać akt notarialny:
- 1Dane najemcy (imię, nazwisko, PESEL, adres)
- 2Dane nieruchomości (adres lokalu, numer KW)
- 3Oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.)
- 4Zobowiązanie do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym przez wynajmującego
- 5Wskazanie, że egzekucja dotyczy wydania lokalu (nie obowiązku pieniężnego)
Koszty aktu notarialnego
| Wartość przedmiotu (roczny czynsz) | Taksa notarialna (max) | Przykład (czynsz 2 500 zł/mies.) |
|---|---|---|
| do 3 000 zł | 100 zł | czynsz 200 zł/mies. = 2 400 zł/rok → 100 zł |
| 3 001–10 000 zł | 310 zł + 2% nadwyżki ponad 3 000 zł | czynsz 700 zł/mies. = 8 400 zł/rok → ok. 418 zł |
| 10 001–30 000 zł | 520 zł + 1% nadwyżki ponad 10 000 zł | czynsz 2 000 zł/mies. = 24 000 zł/rok → ok. 660 zł |
| powyżej 30 000 zł | 720 zł + 0,5% nadwyżki ponad 30 000 zł | czynsz 3 000 zł/mies. = 36 000 zł/rok → ok. 750 zł |
Podstawa: § 3 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz.U. 2020 poz. 1473 ze zm.). Praktycznie: koszt aktu przy standardowym czynszowym lokalu to 200–500 zł. Kto płaci — strony ustalają to w umowie (zwyczajowo najemca lub po połowie).
Procedura zawarcia umowy krok po kroku
- 1
Zarejestruj DG z PKD 68.20.Z
Jeśli wynajmujesz prywatnie — konieczna jest rejestracja JDG (formularz CEIDG-1 online, bezpłatnie). Dodaj kod PKD 68.20.Z jako przeważającą lub dodatkową działalność. Dopiero wtedy jesteś uprawnionym wynajmującym.
- 2
Sporządź umowę najmu instytucjonalnego
Umowa musi być zawarta na czas oznaczony i spełniać wymogi art. 19f OchrLok. Powinna wyraźnie oznaczać, że jest to najem instytucjonalny. Dołącz do niej akt notarialny (jako integralny załącznik).
- 3
Umów wizytę u notariusza
Notariusz sporządza oświadczenie najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.). Na wizytę przychodzi wynajmujący i najemca (lub pełnomocnik z notarialnym pełnomocnictwem). Przynieś projekt umowy najmu.
- 4
Podpisz umowę + dołącz akt notarialny
Umowę najmu podpisują obie strony. Akt notarialny (lub wypis) dołącza się do umowy jako załącznik. Zachowaj oryginał aktu — to Twój tytuł egzekucyjny na przyszłość.
- 5
Brak zgłoszenia do US
W odróżnieniu od okazjonalnego — nie zgłaszasz umowy do naczelnika urzędu skarbowego. Masz jednak obowiązki podatkowe jako przedsiębiorca: ewidencja, rozliczenie PIT/ryczałtu w ramach DG.
Generator umowy okazjonalnej — za darmo
Twórz umowy w 4 krokach online. Podgląd, drukowanie, PDF — bez konta.
Eksmisja przy najmie instytucjonalnym
Akt notarialny z art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c. to tytuł egzekucyjny. Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, jeśli najemca nie opuści lokalu dobrowolnie, nie musisz wytaczać powództwa sądowego o eksmisję. Procedura jest znacznie szybsza:
- 1
Żądanie opróżnienia lokalu
Po wygaśnięciu umowy (lub jej rozwiązaniu z przyczyn z art. 19h OchrLok) doręczasz najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu — z terminem nie krótszym niż 14 dni (art. 19i ust. 1 OchrLok). Żądanie musi być sporządzone na piśmie z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela (w praktyce: notarialnie).
- 2
Wniosek o klauzulę wykonalności
Jeśli najemca nie opuści lokalu — składasz wniosek do sądu rejonowego (właściwego dla lokalu) o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Sąd działa w trybie nieprocesowym — bez rozprawy, w kilka tygodni.
- 3
Egzekucja komornicza
Z tytułem wykonawczym (akt + klauzula) kierujesz sprawę do komornika. Komornik przeprowadza eksmisję. Brak adresu zastępczego nie blokuje eksmisji — najemca trafia do noclegowni/schroniska gminy (art. 1046 § 4 k.p.c.).
Kiedy wynajmujący może wypowiedzieć najem instytucjonalny?
Art. 19h OchrLok odsyła do art. 11 ust. 2 pkt 1–3 OchrLok. Możesz wypowiedzieć (z zachowaniem terminów) gdy najemca:
- • używa lokalu sprzecznie z umową lub w sposób sprzeczny z jego przeznaczeniem (po uprzednim pisemnym upomnieniu)
- • zalega z czynszem co najmniej za 3 miesiące (po pisemnym wezwaniu z 1-miesięcznym dodatkowym terminem)
- • podnajął lub udostępnił lokal osobie trzeciej bez zgody wynajmującego
Zakaz eksmisji w zimie — NIE dotyczy najmu instytucjonalnego
Art. 19l OchrLok wyłącza stosowanie art. 14 i art. 16 OchrLok — to przepisy o socjalnym lokalu zastępczym i o zakazie eksmisji od 1 listopada do 31 marca. W praktyce: komornik może przeprowadzić eksmisję nawet w środku zimy, a najemca trafia do noclegowni zapewnionej przez gminę, nie do lokalu socjalnego (na który czeka się latami).
Wzór zapisu w umowie — oznaczenie najmu instytucjonalnego
Umowa powinna wyraźnie identyfikować swój charakter i nawiązywać do art. 19f OchrLok. Poniżej wzór kluczowych postanowień:
UMOWA NAJMU INSTYTUCJONALNEGO LOKALU zawarta dnia [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] Podstawa prawna: art. 19f–19l ustawy z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2023 poz. 1204 ze zm.) § 1. Strony umowy 1. Wynajmujący: [IMIĘ NAZWISKO / NAZWA SPÓŁKI], prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali (PKD 68.20.Z), NIP: [NIP], REGON: [REGON] / KRS: [KRS], zwany dalej Wynajmującym. 2. Najemca: [IMIĘ NAZWISKO], PESEL: [PESEL], zam. [ADRES], zwany dalej Najemcą. § 2. Charakter umowy i czas trwania 1. Niniejsza umowa jest umową najmu instytucjonalnego w rozumieniu art. 19f ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów. 2. Umowa jest zawarta na czas oznaczony: od [DATA] do [DATA]. § 3. Oświadczenie najemcy — akt notarialny 1. Najemca złożył oświadczenie w formie aktu notarialnego (Rep. A nr [NR]/[ROK]), w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym przez Wynajmującego (art. 777 § 1 pkt 4 k.p.c.). 2. Odpis aktu notarialnego stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
Pamiętaj: po wygaśnięciu umowy żądanie opróżnienia lokalu (art. 19i OchrLok) musi być sporządzone na piśmie z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela (najczęściej: podpis poświadczony przez notariusza) — inaczej sąd nie nada klauzuli wykonalności.
Zarządzaj umowami i płatnościami w Kluczo
Pilnuj terminów, dokumentów i czynszów — niezależnie od formy umowy. 30 dni Pro gratis, bez karty.
FAQ — najczęstsze pytania
Czym różni się najem instytucjonalny od okazjonalnego?
Kto może zawrzeć umowę najmu instytucjonalnego?
Czy najem instytucjonalny wymaga aktu notarialnego?
Jak wygląda eksmisja przy najmie instytucjonalnym?
Czy najem instytucjonalny chroni przed „dzikimi lokatorami"?
Czy przy najmie instytucjonalnym muszę zgłaszać umowę do urzędu skarbowego?
Napisane przez Zespół Kluczo
Eksperci ds. najmu nieruchomości w Polsce. Pomagamy właścicielom 1–10 mieszkań zarządzać wynajmem sprawniej, bezpieczniej i bez zbędnego chaosu.
Zaktualizowano: 21 lipca 2026